Waarom asynchroon werken de toekomst is

Tijd is geld. 

We beschouwen tijd als een middel om geld te produceren en een middel dat kostbaar en uitputbaar is.

Waarom beheren we onze tijd dan zo slecht?

Onze manier van werken, onze werktijd, moet herdacht worden om meer mensen aan het werk te krijgen.

Onze werk-leven balans staat onder druk: steeds meer mensen vallen uit wegens burn-out of ziekte. 

Onze planeet staat onder druk door de uitstoot van de wagens die in de steeds groeiende files tijd staan te verliezen. 

Onze productiviteit staat onder druk door het tijdverlies dat we zelf creëren door nutteloze vergaderingen, de utopie van multitasken, de lokroep van sociale media, overbodige taken door de wildgroei aan allerlei plannen die uitgebreid moeten worden opgemaakt en besproken om daarna vaak in een lade te belanden, terwijl er meer en meer mensen uitvallen wegens burn-out en ziekt. We houden zelf deze cyclus staande, meer nog: we versterken ze met nog maar eens een rapport, plan of werkgroep om alles op te lossen.

Ons leven bestaat dus uit niets anders dan to-do-lijstjes en plannen.

Dit veroorzaakt de paradox dat hoe meer we de (werk-)tijd proberen te vatten, hoe harder de tijd van ons wegloopt, hoe minder tijd we lijken te hebben en hoe harder wij achter de tijd moeten hollen in een vruchteloze poging om hem bij te kunnen. Het boek 4000 weken van Olivier Burkeman is verhelderend hierover (lees mijn samenvatting van kernpunten uit dit boek via deze link)

Je kan het vergelijken met de mythe van Chronos, de Griekse God van de tijd. 

Chronos staat voor de plannende tijd: de meetbare, lineaire tijd. Hij wordt ook vaak afgebeeld met een zandloper.

Omdat hij bang was dat zijn kinderen hem van de troon gingen stoten, at hij ze op om dit te vermijden.

Zo is het ook met ons: onze tijd (Chronos dus) vreet ons op. De kinderen van Chronos kan je vergelijken met onze tijdindeling:

• Hestia (godin van het huis): private tijd, bijv. hobby’s, tijd voor jezelf, private afspraken
• Hera (godin huwelijk, vrouw Zeus): tijd voor je familiale relaties, bijv. je partner, kinderen, vrienden en je minnaar of minnares (:-))
• Demeter (godin vruchtbaarheid): je werk
• Poseidon (god van de zee en het water): de tijd dat je beweegt, bijv. wandelen, sport fietsen, tuinieren, ja zelfs schoonmaken valt hieronder want dat is ook fysieke beweging
• Hades (god van de onderwereld en de doden): de tijd dat je slaapt

Chronos werd maar verslagen door zijn zoon Zeus, de latere oppergod van de Grieken toen zijn vrouw Rhea hem in het geheim baarde.

Onze maatschappij en ondernemingen werken vooral met Chronos-tijd.

Zeus dat ben jij of is jouw onderneming: jij bent de oppergod van je leven en/of onderneming. 

Het is aan jouw om jouw Chronos te ‘doden’ of beter gezegd onder controle te krijgen.

Maar de Grieken hadden ook nog een ander begrip voor tijd: Kaïros. Dit is de tijd die eens stilstaat. De tijd die je uit het oog verliest, waar je helemaal in opgaat (de flow). Het is in deze tijd dat een mens het meest productief en creatief is. Omdat er tijd is om iets nieuws te creëren.

Veel van onze werkgerelateerde problemen zouden opgelost raken als we de twee Griekse begrippen van tijd omarmen: Chronos en Kaïros. Of het invoeren van synchroon (Chronos) werken en asynchroon (Kaïros) werken.

Dit is de oplossing op enkele van onze arbeidsproblemen: asynchroon werken invoeren.

Alleen vraagt dit een dappere Zeus die zijn mentaliteit en kijk op arbeid verandert.

Wat is asynchroon werken?

Sinds corona kennen we hybride werken: namelijk een combinatie van verschillende werkplekken: werk op kantoor en thuiswerken. Asynchroon werken betekent niet tegelijkertijd werken. Dit in tegenstelling tot synchroon werken, wat verwijst naar het gelijktijdig, op hetzelfde moment werken.

Asynchroon werken houdt automatisch een synchrone werkperiode in. 

Een voorbeeld: je bent een vroege vogel en staat ‘s morgens al om 5 u 30 op zodat je om 6u al achter je pc kan zitten voor een uurtje totdat de kinderen moeten worden opgeroepen. Dit is de tijd waarop je in je eentje geconcentreerd kan focussen en werken. Daarna doe je het gebruikelijke ochtendschema totdat de kinderen op school zijn. Je werkt dan van 9 tot 10u één uur aan een belangrijke taak. Om 10 u vertrek je naar kantoor om overleg te plegen en af te spreken hoe je een bepaald project zal aanpakken. Je keert terug om 14u30 naar huis. Je hebt gelijk want hierdoor heb je geen files. Je werkt thuis nog eventjes in alle stilte aan een belangrijke nota tussen 15u30 en 17u. Dan komen de kinderen terug thuis. De gebruikelijke avondroutine start met aandacht voor je kinderen. Om 20u30 besluit je nog één uur een rapport na te lezen in de avondlijke stilte en je voor te bereiden op de volgende werkdag. Om 21u30 neem je nog een boek om te verdwijnen in een verhaal voor je naar bed gaat om 22u. In dit voorbeeld zijn er verplaatsingen naar kantoor, maar je kan er ook een thuiswerkdag van maken, dan stijgt de kwaliteit van werken en van het private leven.

Deze dag heb je dus zowel asynchroon (voor en na kantoortijd) als synchroon (normale kantoortijden) gewerkt. De kunst is om natuurlijk de balans te vinden tussen je persoonlijk leven, jouw eigen werk en het team waarin je werkt. Dat is een oefening die niet altijd gemakkelijk is.

Waarom zou je asynchroon werken?

In zijn boek When stelt Daniël Pink dat we allemaal een bepaald bioritme hebben en dat we veel productiever en gezonder zouden zijn indien we leven en werken volgens dit bioritme. Dit geldt overigens niet enkel voor werken, maar ook voor leren en dus ons onderwijs.

Eens je weet welk type persoon je bent, zou je jouw levensstijl moeten aanpassen aan jouw eigen biortime (in de mate van het mogelijke) om gezonder, productiever en gelukkiger te kunnen leven.

Maar wat zijn de andere voordelen aan asynchroon werken?

Wat zijn de voordelen van asynchroon werken voor jezelf en de onderneming?

Naast het hierboven vermelde voordeel dat op deze manier werken in het voordeel is van je eigen bioritme en dus je gezondheid, zijn er nog voordelen:

• Grotere kwaliteit en effectiviteit in het werk: doordat je op bepaalde uren niet gestoord wordt, kan je meer focussen en je verdiepen in je taken. Dit bevordert je productiviteit.
• Flexibiliteit in je agenda: er komt meer ruimte vrij om je private en werkafspraken te plannen. Je kan je werk afstemmen op je private leven en omgekeerd doordat je jouw werktijden kan spreiden. Niet alleen maar je private leven volledig op je werk afstemmen, want dat is contraproductief, geloof me.
• Evenwichtige verdeling van werken en pauzes: doordat je de mogelijkheid hebt om meer te spreiden over de dag, krijg je ook langere pauzes, wat dan weer je productiviteit en creativiteit bevordert.
• De kantoorbezetting kan beter verdeeld worden: doordat je asynchroon werkt, werk je automatisch een deel van de tijd op een andere plaats, wat mogelijkheden biedt om de kantoorbezetting te verspreiden en dus ook kosten te besparen voor je werkgever of onderneming.
• Bereikbaarheid controleren: doordat je maar op bepaalde tijdens synchroon werkt, is je bereikbaarheid anders. Je kan afspreken dat tijdens de asynchrone werktijden de communicatie op een andere manier verloopt: via mail, chat, voiceberichten of videoberichten en bijv. enkel bij hoogdringendheid telefonisch. Dit geeft ruimte om meer te focussen en meer geconcentreerd te werken tijdens de asynchrone werktijd.
• Ideaal voor voorbereiding, onderzoek en analyse: dit zijn drie soorten taken waarin het belangrijk is om niet gestoord te worden en met focus te kunnen werken. Ideaal voor jouw asynchrone werktijd.
• Een grotere autonomie als werknemer voor je werkindeling.
• Beperking van het risico op burn-out: doordat je leven en werk beter op elkaar afgestemd zijn, is het risico op een burn-out kleiner.
• Snellere terugkeer naar het werk bij ziekte: doordat de werktijden zijn gespreid, is het gemakkelijker voor mensen die uit ziekte komen om terug te keren naar het werk: een combinatie van thuiswerk met lange rustpauzes tussendoor, maakt de overgang gemakkelijker.

Samengevat kan je de voordelen van synchroon werken en asynchroon werken als volgt zien:

Wat zijn de voordelen van asynchroon werken voor de maatschappij?

Asynchroon werken kan verschillende voordelen opleveren voor de maatschappij. Ik som er enkele op:

• Minder files doordat het woon-werkverkeer wordt gespreid;
• Minder kantoorruimte nodig, dus besparing op de kosten voor de werkgever, wat kan gebruikt worden voor groei bedrijf of, waarom niet, om bonussen of een loonsverhoging door te voeren voor het personeel;
• Minder ziektes want asynchroon werken zorgt voor een betere gezondheid en minder vermoeidheid omdat jouw bioritme wordt gevolgd;
• Minder kans op een burn-out doordat het private leven en de arbeidstijd meer op elkaar afgestemd zijn;
• Gemakkelijker om talent aan te trekken dat niet in dezelfde regio woont.

Waarom is het moeilijk voor een werkgever om asynchroon werken in te voeren?

Asynchroon werken is niet mogelijk in alle sectoren. Het is vooral in de kennissectoren en creatieve sector dat asynchroon werken mogelijkheden biedt.

Asynchroon werken is een verandering in de traditionele werkstructuur. Dit is een uitdaging voor werkgevers en ondernemingen. Zeker als ze gewend zijn aan een hiërarchische structuur met direct toezicht en controle over zijn werknemers.

Als werkgever zijn we vaak nog onbewust geconditioneerd zoals in de feodale tijd en het begin van de industriële revolutie. Het zit nog onbewust in ons, zelfs al denken we van niet. Het verleden heeft altijd een invloed op heden en bepaalt onze toekomst.

Het lijkt merkwaardig wat ik zeg en sommigen zullen het zelfs absurd vinden, maar in het boek Why Nations Fail: the Origins of Power, Prosperity, and Poverty  (lees deze samenvatting met de kernpunten van het boek) onderzochten de auteurs Acemoglu en Robinson economische welvaart met betrekking tot  vele naties, culturen, tijden en theorieën. Ik was getroffen door de overeenkomsten tussen de economieën van naties en de cultuur van veel van onze organisaties en ondernemingen. 

Ik geef twee voorbeelden. Voor alle duidelijkheid: je hebt werkgevers en ondernemingen die zich al lang losgescheurd hebben uit het verleden en al de stap naar asynchroon werken gezet hebben. 

Het onbewuste van de werkgever: de feodale hiërarchie

In een feodaal systeem, zoals in de middeleeuwen, waren de boeren verplicht om op het land van hun heer te leven, hem eer te betuigen, arbeid en een deel van de opbrengst te geven, zogezegd in ruil voor militaire bescherming. Alhoewel we nu niet meer verplicht zijn om op het land van de werkgever te leven (gelukkig maar), krijgen we in plaats van militaire bescherming een loon in ruil voor onze werkkracht, loyaliteit en onze tijd.

In een feodale maatschappij was er een sterke nadruk op hiërarchie en controle: de heersende klasse oefent autoriteit uit over de ondergeschikten en controleerde hun werkzaamheden.

Deze top-downbenadering van werk is geëvolueerd in de geschiedenis, maar kan je nog terugvinden in leiderschapsstijlen waarin direct toezicht en aanwezigheid op de werkplek centraal staan.

Het onbewuste van de werkgever: de industriële revolutie

Werknemers moeten aan de lopende band werken en zoveel mogelijk producten maken. Hiervoor willen we vooral controle: verplichte aanwezigheid op de werkplaats, prikklok om de werktijden te controleren in plaats van de output, kortom het leven van de werknemer van A tot Z kunnen controleren.

Tijdens de industriële revolutie ontstonden fabrieken en massaproductie (de lopende band), waarbij werknemers onder strenge supervisie en strakke schema's werkten. Deze rigide werkstructuren zijn vaak dominant geworden en hebben de basis gelegd voor het moderne management.

Asynchroon werken wijkt af van deze traditionele werkmethodes, omdat werknemers de flexibiliteit hebben om hun eigen werktijden en werklocaties te kiezen. Werkgevers die gewoon zijn aan controle en direct toezicht hebben moeite met de omschakeling naar een vertrouwen dat werknemers zelfstandig kunnen werken zonder direct toezicht. Ook omdat de werknemer minder zichtbaar is op de werkplek. Het feit dat een werknemer fysiek aanwezig is op de werkplek, geven werkgevers het gevoel dat de werknemer effectief aan het werk is (zelfs al is dat niet altijd zo). Werkgevers maken zich dus zorgen over productiviteit, communicatie en samenwerking tussen teamleden.

Alles hangt af van de plaats waar zich de beslissingsmacht bevindt.

Het verschil tussen ondernemingen met een sterk gecentraliseerde beslissingsmacht en met een gedecentraliseerde beslissingsmacht

In organisaties of ondernemingen waar de beslissingsmacht sterk gecentraliseerd is, zoals in een middeleeuws feodaal systeem of in de massaproductie van de  industriële revolutie, gebeurt vaak het volgende:

• ‘Heersers’ nemen economische beslissingen die vooral bedoeld zijn om zichzelf en een kleine selecte groep te verrijken.
• ‘Boeren’ worden geacht te doen wat hen gezegd wordt en laten "het hoe" en "het waarom" over aan de adel (de heersers).
• Suggesties voor verbetering worden vaak gezien als een uitdaging aan het gezag.
• ‘Heersers’ bepalen en veranderen werkprioriteiten zonder inbreng van boerenarbeiders.
• Arbeiders hebben weinig motivatie om de productiviteit of de kwaliteit van het werk te verhogen.
• Er is weinig motivatie voor zelfverbetering, omdat de adel de werkrollen en de beloning bepaalt.

Organisaties of ondernemingen met gedecentraliseerde beslissingsmacht, in evenwicht gehouden door een gecentraliseerd leiderschap, zijn meestal winstgevender en productiever. 

Hier kan je het volgende zien:

• Leiders nemen economische beslissingen die bedoeld zijn om de meeste/alle werknemers ten goede te komen.
• Innovatie en het nemen van risico's zijn waarschijnlijker omdat werknemers niet verwachten dat hun werk wordt gestolen of onteigend.
• Werknemers worden aangemoedigd zich uit te spreken, vooral met innovatieve ideeën of technieken.
• Stijgingen in productiviteit en kwaliteit van het werk zullen waarschijnlijk de totale winst, maar ook de individuele beloning verhogen.
• Werkprioriteiten zijn duidelijk dankzij "het waarom" taken worden uitgevoerd. 
• Zelfverbetering van de werknemer kan leiden tot meer geavanceerde werkrollen en een hogere individuele compensatie.

Elke onderneming of organisatie heeft gebreken, maar stel je misschien eens de vraag:

• Welke werkcultuur wordt gehanteerd?
• Voor wie komen beslissingen ten goede?
• Worden uitdagingen gezien als een mogelijkheid tot verbetering of een uitdaging van het gezag?
• Wordt kwaliteitswerk naar behoren vergoed?
• Bevorder je als werkgever een feodaal systeem, het systeem uit de industriële revolutie of sta je open voor asynchroon werken?

Als je overweegt om de uitdaging van asynchroon werken aan te gaan, zijn er wel een aantal uitdagingen die je moet overwinnen.

Wat zijn de voorwaarden voor het invoeren van asynchroon werken?

1. Aanwezigheid van een minimum van structuur

Kenniswerk wordt gekenmerkt door een hoge mate van autonomie. Dit is nodig om zelfstandig beslissingen te kunnen nemen, creatief te zijn en flexibel te kunnen opereren. Niet meer regels maken dan strikt noodzakelijk is, is hiervoor een vereiste.

Vaste regels kunnen belemmerend en contraproductief werken. De regels die je met elkaar afspreekt, moeten heel precies worden gekozen: als waarborg voor voldoende samen én voldoende solo werken. Bij voorkeur worden regels gezamenlijk opgesteld, bewaakt en geëvalueerd.

Dit hangt natuurlijk in hoge mate samen met de werkcultuur die er heerst.

2. Duidelijke communicatie en verwachtingen

Het is noodzakelijk dat er duidelijke communicatiekanalen zijn bepaald (chat, e-mail, telefoon, sms, projectmanagementtools). Er dienen afspraken te worden gemaakt ove rde reactietijd en hoe een team kan samenwerken als ze niet gelijktijdig aan het werk zijn.

Bovendien moeten ook de verwachtingen rond asynchroon werken overeengestemd worden tussen alle partijen.

3. Een betrouwbare technologie

Asynchroon werken kan maar slagen als de ICT-infrastructuur solide en betrouwbaar is. Werknemers beschikken over voldoende performante tools, zoals projectmanagementsystemen, chatmogelijkheden, online overleg,... De werkgever zorgt ook voor de juiste apparatuur bij het werk. Bij technische problemen kan er snel een oplossing worden geboden.

Een ‘digital first’-visie zorgt ervoor dat je niet afhankelijk bent van face-to-face contact om up tot date te blijven en dat je overal en altijd toegang hebt tot informatie en collega’s. 

4. Duidelijke doelen

Het is belangrijk dat de doelen en gewenste resultaten duidelijk zijn bij het invoeren van asynchroon werken. Een werknemer moet weten op basis van welke resultaten zijn werk wordt beoordeeld. Bij asynchroon werken wordt de nadruk eerder gelegd op resultaatgericht werken dan op aanwezigheid op de werkplek.

5. Vertrouwen en autonomie

Asynchroon werken kan maar slagen als er een werkcultuur is waarin mensen elkaar veel ruimte geven op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid. Ruimte om ‘je eigen ding te doen’, maar die ook elkaar opzoeken wanneer dat bijdraagt aan effectieve samenwerking en sociale verbondenheid. Je gaat niet naar kantoor omdat dit de regel is, maar omdat je jouw verantwoordelijkheid opneemt om bij te dragen aan een goed functionerend team. Het hoort gewoon bij je werk. Er is dus een basis van wederzijds vertrouwen nodig.

We moeten afstappen van de idee dat iedereen altijd op dezelfde manier moet werken. Door de huidige ICT-mogelijkheden en modern management is het mogelijk dat mensen op verschillende manieren werken, passend aan hun persoonlijke behoeften en omstandigheden.

6. Goede communicatievaardigheden

Zowel werkgever, werknemer als teamleden dienen over goede communicatievaardigheden te beschikken. Communicatie is de achillespees van een mogelijk succes van asynchroon werken. Heldere instructies, informatie en feedback gestructureerd over brengen, duidelijk en beknopt communiceren zijn belangrijke skills. 

7. Ondersteunende bedrijfscultuur

Last but not least: een bedrijfscultuur moet flexibiliteit en autonomie ondersteunen. Werkgevers moeten openstaan voor nieuwe werkwijzen en de voordelen van asynchroon werken begrijpen. De waarde van een goede balans van privé/werk moet hoog worden ingeschat. Een bedrijfscultuur waarin werknemers zich gesteun voelen bij het organiseren van hun werk op de manier die het beste bij hen past, is een conditione sine qua non. 

Een goed ontworpen kantoor is een voorbeeld daarvan: een kantoor moet keuzemogelijkheden voor synchroon en asynchroon werken. Werkplekken die werkgerelateerd zijn en niet meer persoonsgebonden: voldoende werkplaatsen waarbij er plaatsen zijn om te focussen (solowerk) die voldoende afgescheiden zijn, plaatsen om overleg te plegen, plaatsen die je creativiteit stimuleren, ja zelfs plaatsen om te rusten of pauzeren. 

Enkele vragen die je jezelf kan stellen als je wilt overgaan naar asynchroon werken

Om je verder op weg te helpen, zodat ook Kaïros een plaats krijgt in je onderneming:

Technologie en infrastructuur

• Beschikken onze werknemers over de benodigde technologie en infrastructuur om op afstand en asynchroon te werken? Zo niet, welke middelen moeten we verstrekken of welke aanpassingen moeten we maken?
• Welke communicatietools en samenwerkingstools zijn het meest geschikt voor asynchroon werken?
• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat werknemers efficiënt toegang hebben tot bestanden, documenten en andere relevante informatie die ze nodig hebben voor hun werk (kennisbank, SOP’s)?
• Wat bij technische problemen?

Communicatie en samenwerking

• Wat is het fysieke minimum aanwezig om sociale verbondenheid te waarborgen? 
• Hoe vaak en hoelang moeten we fysiek samenkomen?
• Hoe kunnen we effectieve communicatie waarborgen, zelfs als werknemers niet op hetzelfde moment werken? 
• Welke vaste afspraken zijn er nodig om te zorgen dat we elkaar kunnen bereiken op afstand? 
• Welke communicatiekanalen moeten we opzetten?
• Op welke manier wordt er gecommuniceerd: welke tool bij hoogdringendheid, welke tool bij gewone communicatie? 
• Welke verwachtingen moeten we stellen aan de reactietijden voor verschillende vormen van communicatie (bijvoorbeeld e-mail, chat, videovergaderingen)?
• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er voldoende gelegenheid is voor virtuele samenwerking en brainstorming tussen teamleden?

Werkorganisatie en planning

• Hoe kunnen we taken en projecten effectief toewijzen en beheren in een asynchrone omgeving?
• Welke instrumenten kunnen worden gebruikt om werkstromen te stroomlijnen, deadlines te beheren en de voortgang te volgen?
• Welke tijd besteden we minimum aan solowerk per dag?
• Hoe kunnen we werknemers aanmoedigen om hun werk goed te plannen en te organiseren zonder voortdurend toezicht?
• Zijn er dagen waarop we vergaderingen uitsluiten om focuswerk te bevorderen?
• Zijn er vaste momenten voor (online-)overleg voorzien?

Prestatiebeheer en evaluatie

• Hoe kunnen we prestaties en resultaten meten in een asynchrone werkomgeving?
• Welke doelen en meetbare resultaten moeten worden vastgesteld om de productiviteit en de voortgang van de werknemers te volgen?
• Hoe kunnen we zorgen voor regelmatige feedback en prestatiebeoordelingen, zelfs op afstand? Op welke wijze?

Werk-privébalans en welzijn

• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat werknemers een gezonde werk-privébalans behouden bij asynchroon werken?
• Welke ondersteunende maatregelen kunnen worden genomen om het welzijn en de betrokkenheid van werknemers te bevorderen?
• Hoe kunnen we een cultuur van vertrouwen, autonomie en flexibiliteit bevorderen?
• Welke pauzes voorzien we?

Niet alles hoeft ingewikkeld te zijn, zo kan je bijv. afspreken om de sociale binding op peil te houden met een simpele regel: als je om 12u op kantoor bent, dan gebruik je een gezamenlijke lucht waarbij er over alles gepraat wordt behalve over het lopende werk. 

Dus is de ultieme vraag: welke Griekse term voor tijd zal jij gebruiken: enkel Chronos of ook Kaïros?