Hoeveel keer vergaderen om efficiënt te zijn?

Ik hou van wielrennen. Mijn vader keek naar elke belangrijke wielerwedstrijd op televisie. Maar ook mijn mama kijkt ‘s namiddags graag naar rittenwedstrijden of een gewone Ronde van Vlaanderen.

Als je als wielrenner een rittenkoers wilt winnen, zoals bijv. de Tour de France, dan moet je ook ervoor zorgen dat je inspanningen gedoseerd zijn. 

Zeker bij de tijdrit. Je mag niet te traag starten, maar ook niet te snel. Je moet je inspanningen doseren over de lengte van de rit, rekening houdend met het weer, het parcours, je eigen conditie.

Zo is het ook met vergaderingen. 

Welke vergadertempo hanteer je om op tijd een project te beëindigen, beslissingen te nemen of om op de hoogte te blijven van de actualiteit in een onderneming?

Zeker door het toenemend thuiswerk en asynchroon werken (lees hier meer over het nut van asynchroon werken), wat volgens mijn persoonlijke mening een must is om meer mensen aan het werk te krijgen en de work-life balance te verbeteren, wordt het juiste vergadertempo belangrijker dan ooit.

Het is een dunne lijn waarop je balanceert: te veel vergaderingen put uit, te weinig vergaderingen zorgen dat je niet vooruit raakt, bij te lange vergaderingen wordt de focus verloren en bij te korte is er te weinig uitwisseling van info of zijn er te weinig actiepunten.

Dus welk vergadertempo zorgt ervoor dat je de eindmeet op een efficiënte manier bereikt?

Wat is een vergaderfrequentie?

Een vergadertempo of vergaderfrequentie verwijst gewoon naar hoe vaak een vergadering wordt gehouden.

Het is de snelheid die je moet aanhouden tijdens je ‘vergaderwielerwedstrijd’. De frequentie die je moet trappen om een bepaalde snelheid te halen tijdens je tijdrit.

Bijvoorbeeld: als je elke week een teamvergadering hebt op vrijdagmorgen, dan is dat een wekelijks vergaderingtempo, als je een maandelijkse projectvergadering hebt, is dat een maandelijks vergadertempo.

Als je werkt met thuiswerkers, is deze oefening vaak moeilijker. Dan past het om meer stil te staan met hoe vaak het echt nodig is om te vergaderen. Zeker als je ook internationale medewerkers hebt, moet je ook rekening houden met de verschillende tijdzones. Soms vervangen teamcommunicatietools, zoals bijv. Clickup, Trello, MS Teams of videoconferenties op afstand de gewone vergaderingen op locatie. 

Het loont de moeite als je een goede vergaderingtijdrit wilt rijden om een evenwicht te zoeken in je agenda en de juiste vergaderfrequentie te bepalen. 

De juiste vergaderfrequentie verschilt per onderneming en per behoefte. Sommige teams hebben meer of minder vergaderfrequentie nodig in vergelijking met andere teams, afhankelijk van hun rollen, projecten en het soort vergadering.

Maar hoe bepaal je jouw vergadertempo?

Laten we dat eens uitzoeken.

Kies tussen de soorten vergaderingen

Afhankelijk van het type vergadering zijn de meest voorkomende vergaderfrequenties:

• Dagelijkse vergaderingen
• Wekelijkse vergaderingen
• Tweewekelijkse teamvergaderingen
• Maandelijkse vergaderingen
• Driemaandelijkse vergaderingen
• Jaarvergaderingen

Naast het instellen van een vergaderfrequentie en type vergadering, zul je ook moeten bepalen welke vergaderingen asynchroon of synchroon kunnen plaatsvinden. 

Dit hangt af van je team (afstandswerkers, thuiswerkers, internationale teamleden) en van volgende vraag:

Kan je updates communiceren via een zakelijke berichtenapp of binnen een projectbeheertool met berichtenfuncties of is het nodig om effectief te vergaderen?

Jouw doel is om je teams op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen in de wedstrijd en op koers te houden om hun doelen (de eindmeet) te halen. 

Bovendien wil je ook voldoende vrijheid te bieden zodat iedereen asynchroon en autonoom kan werken zonder te veel vergaderingen aan hun werkschema toe te voegen.

Wat is synchroon werken en wat is asynchroon werken?

Synchroon werken betekent dat je op dezelfde tijdstippen werkt als je collega’s, terwijl asynchroon werken wil zeggen dat je tijdsonafhankelijk werkt. Je leest er meer over in dit blogbericht: waarom asynchroon werken de toekomst is.

De mate waarin er in je team en/of onderneming asynchroon wordt gewerkt, bepaalt de soort vergaderingen en je vergadertempo. 

Bij meer asynchroon werk, zal het nuttig zijn om vaker met projectmanagementtools te werken die een communicatiemogelijkheid voorzien via bijv. chat, opmerkingen, enz…., dan dat je effectief een vergadering organiseert. Of je zal meer gebruik maken van videovergaderingen, al dan niet face-to-face.

Aan de hand van de manier van werken in je team of onderneming, bepaal je de manier en de tijdstippen om je team rond één (virtuele) tafel te krijgen.

Maar het is ook belangrijk om rekening te houden met de aard van je vergadering, net zoals een wielrenner rekening moet houden met de aard van het parcours.

Wat is het verschil tussen een informatiezoekende en een informatiegevende vergadering?

Als je nu bepaalt hebt om bijv. een wekelijkse vergaderfrequentie aan te houden voor een project, wil dat nog niet zeggen dat je het op dezelfde manier moet organiseren.

De vorm van je vergadering wordt bepaald door de aard van je vergadering: is die informatiezoekend of informatiegevend?

Enkele voorbeelden kunnen dit verduidelijken:

Informatiezoekende vergaderingen zijn:

• een startvergadering voor een nieuw project

• een managementvergadering om te controleren hoe teams functioneren

• een projectteamvergadering om volgende acties te bespreken

• een briefing na een incident

• een evaluatievergadering met een teamlid

• een projectgesprek met een teamlid om zijn of haar actiepunten te verduidelijken

Dit zijn de vergaderingen waar je persoonlijk bij moet zien, al dan niet via een videoconferentie. 

Informatiegevende vergaderingen zijn:

• een dagelijkse stand van zaken

• een projectupdate

• een maandelijks rapport van de resultaten (bezoekersaantallen, verkoopcijfers, kijkcijfers)

• feedback na een evenement of gebeurtenis waar geen echte actiepunten nodig zijn

• een jaarverslag

Aan de hand van deze voorbeelden kan je bepalen wat het juiste vergadertempo is voor je vergaderingen, zodat vergaderingen van geringe waarde worden verminderd of geschrapt en je jouw medewerkers meer tijd kan gunnen voor het echte werk.

Wanneer kies ik voor welk soort vergadering?

Om je te helpen jouw vergadertijdrit te winnen, een kort overzichtje wanneer je kan kiezen voor een bepaalde soort vergadering. Maar ik ben geen vergaderguru, maak je eigen keuze, misschien heb jij wel nog een veel beter systeem.

1. Dagelijkse meetings

Dit gaat om informele vergaderingen die vaak nodig zijn voor teams. Bijvoorbeeld ontwikkelaars, ingenieurs, aannemers om ervoor te zorgen dat de visies nog afgelijnd zijn met elkaar, om kennis en resultaten te delen en om blokkades te identificeren zodat ze kunnen opgelost worden. Een dagelijkse vergadering kan ook nuttig zijn bij een nieuw personeelslid in een beginfase om stand van zaken en evolutie kennis te overlopen.

Deze dagelijkse meetings kunnen echter ook contraproductief zijn. Bij voorkeur wordt er gewerkt met een korte agenda via een template die gemakkelijk kan ingevuld en aangevuld kan worden. Een document in de cloud waar iedereen aankan en dat altijd ter beschikking is van iedereen.

2. Wekelijkse of tweewekelijkse vergaderingen

Je kan wekelijkse persoonlijke gesprekken voeren met je team of belangrijkste teamleden of onder collega’s om op de hoogte te blijven van de vordering van een project. 

Een wekelijkse vergadering zorgt voor tijd om met elkaar in contact te komen en een band op te bouwen. Een bijkomend voordeel is dat het een manier is om werknemers steun te geven zodat ze in hun werk goed kunnen uitvoeren. Deze vergaderingen zijn ook een goede gelegenheid om de doelstellingen af te stemmen, de werkdruk te controleren en feedback te geven om ervoor te zorgen dat aan de verwachtingen wordt voldaan.

3. Maandelijkse vergaderingen

Maandelijks terugkerende vergaderingen zijn belangrijk als feedback en follow-upvergaderingen met je team. 

Tijdens deze vergaderingen kan je:

•  updates krijgen over de maandelijkse doelstellingen, 

• de voortgang bekijken om ervoor te zorgen dat je team op koers ligt om hun doelstellingen te halen, en 

• knelpunten en blokkades identificeren om je team klaar te stomen voor succes in de komende maanden (de tijdrit!)

Een voorbeeld van een vergadering die maandelijks kan worden gepland is een projectteamvergadering.

4. Kwartaalvergaderingen

Je kan kwartaalvergaderingen organiseren voor:

• het delen van projectupdates, 
• het bespreken van bevindingen van het afgelopen kwartaal, 

• het afstemmen van functie- of teamoverschrijdende taken en functies,
  het treffen van voorbereidingen voor het komende kwartaal met je team of de hele onderneming of organisatie

• het vieren van overwinningen te vieren. 

Deze vergadering zijn de manier om iedereen op koers te houden.

Voorbeelden van dergelijke vergaderingen zijn: planningsvergaderingen, bestuursvergaderingen of algemene vergaderingen.

Met al deze voorbeelden hoop ik dat je het juiste tempo of frequentie kan vinden voor je vergaderingen.

Vergeet niet: less is more.