Heb je ook te veel vergaderingen?

“Truth is ever to be found in simplicity, and not in the multiplicity and confusion of things.” 
- Sir Isaac Newton -

Welke tijd heb ik in mijn leven niet al verspild aan vergaderingen?

Heb jij ook zoveel 'vergaderrommel' in je leven?

Laat me duidelijk zijn: vergaderingen zijn vaak noodzakelijk en nuttig, maar ze beknotten vaak onze creativiteit en productiviteit.

Veel mensen houden niet van vergaderingen gewoon omdat het er te veel zijn, met te veel deelnemers en te weinig nut. En ze hebben gelijk.

We vergaderen te veel om te vergaderen, vaak omdat het opgelegd is of we de morele plicht voelen om een vergadering bij te wonen. Of omdat de instantie of persoon die de vergadering organiseert fan is van het liedje van Frans Bauer: “heb je even voor mij?”

Veel vergaderingen zijn gewoon niet efficiënt en laat ons eerlijk zijn: tijdsverlies.

Ook online meetings vullen vaak nodeloos je agenda. Iets waarvoor men vroeger 10 minuten je bureau zou hebben binnengesprongen, vult nu een tijdsblok van 30 minuten in je agenda.

Recent onderzoek bij 76 ondernemingen wees uit dat als bedrijven 80% van hun vergadering schrapten, de productiviteit steeg met 74%. Er waren nog positieve effecten: de betrokkenheid van werknemers steeg met 74%, de werktevredenheid steeg met 62% en de stress daalde met 63% (Bron: Harvard Business Review).

Reden te meer om eens alle vergaderingen onder de loep te nemen en zoveel mogelijk vergaderingen te schrappen. Weg met die vergaderrommel!

Maar wat kunnen we doen om nutteloze vergaderingen te vermijden?

Hoe kan je vermijden dat je nodeloos vergadert?

Er is één oplossing: je mindset over vergaderingen veranderen.

Denk aan jezelf als koning Arthur die zijn ridders van de Ronde tafel bij elkaar roept.

Je wilt geen ridders wekenlang, dagenlang laten reizen om dan gewoon enkele informatieve dingen te vertellen over een veldslag die je gewonnen hebt. Zoals de statistieken over aantal doden, gewonden, hoeveel paarden je gebruikt hebt, welke zwaarden het meest effectief waren en welk schild het sterkste.

Nee, die dingen bespreek je gewoon via een brief, verzonden door een postduif en via een boodschapper te paard (lees: een zakelijk teammanagementtool met chatfunctie). 

Je verzamelt als koning alle opmerkingen en feedback en zorgt voor een eindverslag dat opgenomen wordt in een lyrisch verhaal dat in je bibliotheek bewaard wordt, nadat het overal wordt rondverteld (lees: per mail wordt verstuurd en opgeslagen in een gemeenschappelijk cloudplatform).

Voor je een vergadering organiseert, neem je bij voorkeur eerst plaats op je troon (lees: bureaustoel) om na te denken over je vergadering. Is het dringend genoeg om al je ridders dagenlang te laten reizen? Heb je alle twaalf je ridders nodig of enkel Lancelot en Gawain? Is er een alternatieve manier om te vergaderen, bijvoorbeeld via gecodeerde boodschappen naar je ridders met een postduif? Wat zal je bespreken en wat vermeld je in je uitnodiging die je per boodschapper naar je ridders stuurt?

Dit zijn maar enkele vragen. Omdat je wellicht pas koning bent geworden en nog weinig ervaring hebt, heb ik een stappenplan wat je kan doen om te vermijden dat je nodeloos vergadert.

Stap 1: Schaf al je vergaderingen af

Stel je voor dat je geen vergaderingen hebt. Hoeveel tijd zou er vrijkomen?

Veel mensen schrikken, maar om je tijd nuttig te gebruiken en vergaderingen effectiever deel te laten uitmaken van je leven, is het noodzakelijk dat je eerst tabula rasa maakt.

Ruim de vergaderrommel op. Dat begin je door alle vergaderingen uit je kast te halen zodat je start met een lege kast. Dit is een idee uit het boek Effortless of Moeiteloos van Greg McKeown.

Overweeg als onderneming nul vergaderingen. Je start nu met een lege vergaderkast. 

Vraag je vanuit dat uitgangspunt af wat er absoluut moet gebeuren, vraag jezelf af: hoe zouden we deze onderneming, dit team kunnen leiden met één enkele vergadering, één bijeenkomst? 

Wat zou er in moeten zitten? 

Wat zou absoluut essentieel zijn? 

Als je dan vindt dat één vergadering onvoldoende is, voeg dan een andere vergadering toe en bouw zo verder.

Schrap tradities die al jaren gebeuren uit je hoofd. Want dat is meestal het vertrekpunt voor de organisatie van vergaderingen: het gebeurt al jaren zo.

Soms zijn we zo gewend geraakt aan de complexiteit van vergaderingen en alle vergaderprocessen in ons leven, dat we er niet meer bij stilstaan. 

Begin niet met je 28 vergaderingen; je 12 uur per week aan vooraf bepaalde vergaderingen. Begin met nul, laat elke vergadering zichzelf rechtvaardigen.

1.1. Hou rekening met de kostprijs

Wat steek je er in? Welke vergaderingen hou je en welke niet?

Het kan helpen om dit te bekijken door rekening te houden met de kostprijs.

Vergaderingen zijn duur, niet alleen in tijd maar ook financieel. Bij grote bedrijven kunnen de kosten van slechts één wekelijkse vergadering van managers op middenniveau al snel oplopen tot honderduizend of meer per jaar. Dit onderstreept alleen maar het belang om alleen maar essentiële vergaderingen te houden.

Wil je weten hoeveel die vergadering je werkelijk kost? 

Gebruik de meeting cost calculator van de Harvard Business Review om de financiële kosten van uw volgende vergadering te berekenen.  Schat de kosten van een vergadering met deze calculator (hbr.org). De kosten staan wel in dollar, maar vul hem gewoon in alsof het euro zou zijn, de berekening is toch hetzelfde. Vergeet ook niet eventuele verplaatsingstijd in rekening te brengen, net als gemiddelde voorbereidingstijd per persoon om een totaalbeeld te krijgen.

Wat zijn de minst mogelijke vergaderingen die we nodig hebben om onze doelstellingen te bereiken tegen een zo gunstig mogelijke kostprijs? 

Kies in het licht hiervan een vergadertempo voor je team (lees er meer over in dit blogbericht).

1.2. Hou rekening met het brein van je teamleden en jezelf

Denk aan hoe je je voelde de laatste keer dat je dag vol zat met vergaderingen.

Het is geen geheim dat dergelijke dagen een mentale tol eisen. Maar nieuw onderzoek van Microsoft's WorkLab toont duidelijk aan hoe belastend het is om van de ene vergadering naar de andere te gaan. Ons brein heeft pauzes nodig.

In de studie werkten de onderzoekers met twee groepen mensen en plaatsten EEG-caps op hen om de hersenactiviteit in verband met stress te meten. De ene groep had vergaderingen zonder pauzes, en de andere groep had slechts een korte pauze tussen elke vergadering. 

Wat ze vonden kan je in kleur beschrijven. De groep zonder pauze had wat visueel beschreven kan worden als rode hersenen. De groep die slechts een korte pauze tussen de vergaderingen had, behield gedurende de hele tijd wat blauwe hersenen wordt genoemd.

Zoals je kunt vermoeden, worden rode hersenen geassocieerd met stress, gebrek aan focus en verminderde betrokkenheid. 

Onderzoekers ontdekten dat zelfs een pauze van 10 minuten de hersenen de tijd gaf om te resetten. Het inplannen van pauzes tussen vergaderingen helpt om je vergaderingen effectiever, efficiënter en moeiteloos te laten verlopen. Dit alleen al is een bewijs dat te veel vergaderen contraproductief werkt.

Een tweede element is te bedenken waar jij en je medewerkers het meest gefocust kunnen werken zonder onderbreking. Dan zal dit waarschijnlijk niet het werk zijn. Het zal op een plaats zijn waar ze niet gestoord worden. Dat kan een bepaald bureau zijn, vroeg in de ochtend, een thuiswerkplaats, op het terras bij mooi weer. Maar zeker niet tijdens een vergadering. Je hebt misschien meer aan een medewerker die op zijn thuiswerkplek voorstellen overleest en er zijn opmerkingen over maakt in een gemeenschappelijke teamplatform waar iedereen de opmerkingen van elkaar kan zien, dan tijdens een vergadering. Denk daar eens over na.

Stap 2: Maak het moeilijker om vergaderingen te organiseren

Om beter te kunnen vergaderen, moet je het moeilijker maken om überhaupt te vergaderen. 

Vraag jezelf af: hoe kan ik dit team leiden met één vergadering in plaats van twee vergaderingen?

Stel de vraag wat iedereen moet opgeven om de vergadering bij te wonen. Zijn de kosten te hoog, overweeg dan de vergadering af te zeggen of voorzie een alternatieve manier om info uit te wisselen. Laat anderen ook toe om vergaderingen af te zeggen. 

Voer vergaderingsvrije dagen in. Bepaal dagen in de week waarin je team of onderneming geen vergaderingen plannen en/of niet deelnemen aan een vergadering.

Als we het moeilijker maken om te doen wat niet essentieel is, maken we het makkelijker om te doen wat essentieel is.

Stap 3: Pas de LOV-regel toe op elk vergaderverzoek

Als je geconfronteerd wordt met een vergaderverzoek, kijk dan eens of het mogelijk is om een chat te openen in een zakelijke chattool met als titel “Laten we dit Oplossen voor de Vergadering” (LOV-regel). Je gebruikt de titel van de vergadering en voegt er LOV aan toe (dan klinkt het ook alsof je houdt van vergaderen - vergader’love’, daarom vind ik deze afkorting gemakkelijk). je kan bijvoorbeeld de gratis Microsoft Tool Flipp gebruiken (ze is wel bedoeld voor leraar en studenten, maar kan evengoed in een bedrijfsomgeving gebruikt worden). Of een tool zoals Clickup.

Met enig geluk kan zo een vergadering onnodig blijken te zijn. Gewoon omdat via de chat er een rondvraag is wat het probleem is en er verschillende voorstellen tot oplossing geformuleerd worden. Vaak kan je onderling zo tot een oplossing komen. 

Het bespaart tijd omdat je onmiddellijk in de chat te horen krijgt wat het probleem is. Je krijgt ook info van andere deelnemers in de chat. Is het toch nodig om een vergadering over het onderwerp te organiseren, dan zijn er een aantal zaken al uitgeklaard.

Stap 4: Stel je volgende vragen voor je een vergadering agendeert 

Als je een vraag krijgt om een vergadering te organiseren of er rijpt in je brein een zaadje dat wilt uitgroeien tot een vergadering, stel jezelf eerst deze vragen:

2.1. Waarover praten we?

Als je niets hebt om over te praten, dan is er geen nood aan een vergadering. Stel jezelf ook de vraag of de vergadering als doel heeft om nieuwe informatie te geven aan de deelnemers of gaat het om een simpele update? (Lees meer in het blogbericht over het bepalen van een vergadertempo waarom het verschil belangrijk is)

Enkele voorbeelden om je te helpen te bepalen of je een vergadering moet organiseren en hoe vaak:

• Nieuw project:
  • Doel: nieuw project starten
  • Vragen om je te stellen: is het project al beslist, zijn de projectfases al uitgewerkt, gaat het maar om een brainstorm?
  • Vergadertempo: wekelijkse updates
• Project-updates:
  • Doel: iedereen op de hoogte houden van stand van zaken
  • Vragen om je te stellen: kan dit niet via een andere tool dan vergadering? Wie moet hierbij betrokken zijn? Is het nodig dat iedereen op dezelfde wijze op de hoogte gehouden wordt?
  • Vergadertempo: naargelang belangrijkheid: dagelijks of wekelijks overleg met sleutelfiguren.

Zorg voor een agenda die je vooraf verstuurt zodat iedereen het doel van de vergadering weet. Hou je er aan en vermijd oeverloze discussies

2.2. Gaat het over een dringend project of dringende taken?

Een belangrijk element die bepaalt of je vergadert en vooral ook hoe, is de vraag of het gaat om een prioritaire zaak die dringend is. Is het iets dat geen enkel uitstel kan verdragen en zeer belangrijk is voor de onderneming of het team? 

Dan biedt soms een virtuele vergadering of groepschat een snelle oplossing in plaats dat je iedereen eerst laat samenkomen om te vergaderen. Vergelijk het met het starten van een veldslag: Koning Arthur zal ook zijn veldheren samenroepen op de plaats van de veldslag om daar ter plaatse de strategie te bespreken in plaats van eerst met zijn ridders uitgebreid te vergaderen.

Gaat het om een dringende taak, maar is het niet zo belangrijk voor de onderneming, dan kun je voor een andere oplossing kiezen, bijv. via een teammanagementtool.

2.3. Wie moet aanwezig zijn?

Iedereen die nodig is om een beslissing te kunnen nemen of die actie moet ondernemen, zou aanwezig moeten zijn. Niet meer en niet minder. Aanvullende deelnemers zullen hun interesse verliezen en vergaderingen met minder mensen zullen niet-beslissend zijn. Het is niet altijd nodig om met heel het team bijeen te komen. 

Maak het ook duidelijk aan potentiële aanwezigen dat het ok is als zij vinden dat hun aanwezigheid op een vergadering niet nuttig is. Volgens Michael Mankins, co-auteur van Time, Talent, Energy, hebben mensen vaak het gevoel dat ze niet de bevoegdheid hebben om uitnodigingen voor vergaderingen af te slaan - vooral van hogere managers - zelfs als ze het gevoel hebben dat de vergadering niet productief zal zijn.

Het is de organisator van een vergadering die moet beslissen wie zijn aanwezigheid nuttig is en wie niet. Wie kan een bijdrage leveren aan de beslissingen die moeten genomen worden? Wie heeft de bevoegdheid om te beslissen?

Jeff Bezos, de CEO van Amazon, die zijn investeerders maar 6 uur per jaar ontmoet, heeft hiervoor een twee-pizzaregel: er mag niet worden vergaderd met meer mensen dan twee pizza’s die je nodig hebt om hen te voeden.

Door de omvang van de vergaderingen te beperken, beweert Bezos dat vergaderingen sneller verlopen en dat de gesprekken louter gaan tussen mensen met beslissingsbevoegdheid.

2.4. Kan deze vergadering op afstand of asynchroon georganiseerd worden?

Als je vergadering alleen maar over een snelle update gaat of delen van info, denk dan aan de tijd die het je kost om dit allemaal te organiseren en de kostprijs (planning, locatie, catering, voorbereidingstijd, notulering, verplaatsingen,...). Kan je de vergadering virtueel organiseren?

Een bijkomende vraag is: Is het wel nodig dat iedereen in realtime aanwezig is op de vergadering?Sommigen kunnen misschien de vergadering virtueel bijwonen. Bij belangrijke vergaderingen over grote projecten of belangrijke zakelijke beslisingen, is een realtime aanwezigheid noodzakelijk. In dat geval is een persoonlijk gesprek of persoonlijke videoconferentie aangewezen.

Maar voor vergaderingen over updates of informatiedeling is het niet altijd nodig dat iedereen tegelijkertijd aanwezig is. Je kan deze asynchroon organiseren (lees meer over asynchroon werken in deze blog): dat biedt zelfs de mogelijkheid om vaker te vergaderen als nodig. Zo past de vergadering in het meest ideale werkschema van iedereen. Zeker als je ondeneming een internationaal karakter heeft, is dit vaak de beste werkwijze. 

2.5. Wanneer vergaderen we?

Timing is alles. Te vroeg vergaderen beschik je niet over alle informatie waardoor je geen beslissingen kan nemen en te laat vergaderingen verliest zijn nut omdat sommige beslissingen al genomen zijn. 

Hou rekening met de agendakost van je vergaderingen voor de deelnemers.

Een manager heeft vaak een agenda met kleine, korte blokjes die elkaar opvolgen, bijv. vergaderingen van 15-30 minuten. Want je moet het schip besturen, dus heb je vaak korte meetings om mensen op één lijn te krijgen.

Maar jouw bemanningsleden, de ‘makers’, hebben vaak agenda’s met langere blokken om gefocused werk te kunnen doen. Om in ‘the flow’ te werken. Of het nu gaat om boekhouders, juristen, ontwerpers, schrijvers, marketeers of programmeurs: zij hebben nood aan langere blokken waarin zij ongestoord hun creatief werk kunnen doen. Zij hebben halve dagen nodig. Dus zal een vergadering, zelfs al duurt die maar 20 minuten, hun lang agendablok en ook de creatieve flow onderbreken. Het is het overschakelen naar een ander type van werk voor de ‘maker’ van je onderneming. Dit is een grote creatieve en productieve kost voor je onderneming.

Voor een bemanningslid of een’ maker’ van je schip is de kost vele malen hoger dan voor de kapitein. Nochtans varen onze ondernemingen, excuseer, schepen, op een managersagenda en niet op de agenda van hun makers, hun creatievelingen. 

De oplossing is om de meetings met de bemanning meer te plannen rond de randen van een werkdag, dus ‘s morgens, tegen de middag of ‘s avonds omdat er zo toch nog grote stukken in de dag overblijven om betekenisvol, creatief werk te doen en om meetings met andere kapiteins of managers in de dag zelf te plannen.

Maak een overzicht van de rollen van de aanwezigen op een geplande vergadering en neem op basis hiervan een beslissing voor het ideale tijdstip van je vergadering.

2.6. Gaat het over een vergadering die eenmalig is of die regelmatig zal voorkomen?

Als het gaat over een vergadering gaat die regelmatig moet plaatsvinden, bijv. voor een project, dan kan je ervoor opteren om iets vaker gedurende een korte tijd (virtueel) samen te komen dan dat je één uur van de werktijd van je deelnemers afneemt. 

Want zo moet je het bekijken: elke vergadering gaat af van de werktijd van de deelnemers. Als je dat omrekent in arbeidstijd per uur die het jouw onderneming of de teamleden kan kosten, dan zal de rekening snel gemaakt zijn om korter te vergaderen, plus je zal sneller kiezen voor videoconferentie. Koning Arthur liet zijn ridders ook niet dagenlang op een paard zitten zodat ze geen belastingen konden innen in zijn naam, om ze samen te roepen voor een habbekrats in Camelot. Dan zou zijn schatkist leeg gebleven zijn.

2.7. Hoe lang moet je vergadering duren?

Beslis vooraf hoelang je vergadering duurt en hou je eraan. Doe aan tijdsbeheer. Beperk je vergadering tot 1 uur, in langere vergaderingen verliezen we focus. Je wilt bovendien vermijden dat een ridder in het donker op zijn paard moet rijden naar de volgende herberg, kasteel of abdij om te overnachten. 

Als je merkt dat je op je vergadering snel zonder onderwerp zal vallen en het is een terugkerende vergadering, verleng dan de duurtijd tussen de verschillende vergaderingen. Maak er bijv. maandelijkse vergaderingen in plaats van wekelijkse vergaderingen van.

Onderwerpen die niet op de agenda staan, kun je afblokken en voorstellen om op een andere manier op te lossen, bijv. mail, chat.

Duurt je vergadering toch langer dan één uur, hou dan een korte pauze, zoals je hierboven reeds kon lezen vermijdt dit “rode hersenen”.

Gebruik een tijdschema. Als je vreest dat je vergadering te lang kan duren, bepaal vooraf per agendapunt de tijd die gebruikt zal worden om erover te spreken. Plaats je belangrijkste topics eerst op je agenda voor het geval je niet op tijd klaar zou zijn.

Het helpt ook om een timekeeper aan te stellen voor je vergadering. Iemand wiens taak bestaat uit het bijhouden van de tijd. Hij of zij kan ervoor zorgen dat iedereen de toebedeelde tijd krijgt (niets meer) om zijn standpunt uiteen te zetten. De timekeeper zorgt er ook voor dat discussies niet blijven aanslepen en de tijd doen verlopen. 

2.8. Wat is het resultaat van je vergadering?

Zorg dat elke vergadering eindigt met duidelijke actiepunten met aanduiding van een verantwoordelijke en timing. Het doel van een vergadering is immers niet vergaderen maar actie ondernemen.

E-mail binnen 24 uur na de vergadering een memo met een overzicht van wat er bereikt is, zelfs al volgt er nog een uitgebreider verslag later. Vermeld de verantwoordelijken, de gedelegeerde taken en de toegewezen deadlines per actiepunt. Zo zit iedereen op dezelfde golflengte en worden eventuele misverstanden snel weggewerkt.

2.9. Wanneer is de volgende vergadering?

Elke vergadering vraagt een follow-up. Vaak gebeurt dit via een volgende vergadering. Plan de volgende vergadering al in, maar hou rekening met de voorgaande punten. Je kan er ook voor kiezen om op een vast tijdstip een opvolgingsvergadering te plannen als het gaat om een steeds terugkerende vergadering (lees mijn blogbericht over een vergadertempo).

Nu je dit alles weet, zal je als koning jouw ridders van de Ronde Tafel niet meer onnodig laten reizen. Dat spaart in ieder geval paardekracht en files worden vermeden.

Jouw ridders zullen je dankbaar zijn.