Waarom we allemaal Sisyfus zijn door onze mailbox

Ken je dat gevecht?

Tegen de nooit aflatende stroom mails die gevraagd en vooral ongevraagd je mailbox binnenstromen?

Wij zijn allemaal als Sisyfus: telkens we denken dat onze mailbox leeg is, dan is het enkele uren later opnieuw om zeep.

Net als Sisyfus blijven we maar onze mailbox legen.

En elke dag loopt onze mailbox terug vol.

Elke mail vervangt in realiteit een brief of telefoontje. 

Dat was toch ooit de bedoeling.

Stel je eens de stapel brieven voor waarmee je postbus elke dag zou gevuld zijn als een mail effectief een brief was.

Ik worstel, zoals velen, met deze stapel.

Het is niet te verwonderen, want e-mail maakt een belangrijk deel uit van ons leven. 

Er zijn waren in 2020 4 biljoen mailgebruikers en de verwachtingen zijn dat dit in 2025 zal groeien naar 4,08 biljoen. 

In 2020 werden er gemiddeld 306 biljoen mails per dag verstuurd (bron: Statista). 

Niet te verwonderen dat je mailbox vol stroomt.

Omdat ik in kader van mantelzorg probeer zoveel mogelijk dingen te vinden die me tijd doen besparen, besloot ik enkele weken geleden me nog eens op mijn mailbox te gooien. 

Verschillende pogingen uit het verleden om het ultiem idee: inbox zero te bereiken (geen mails in je mailbox), hadden tot niets geleid.

Ik was verdwaald in het doolhof van mijn mails.

Maar…

Ik denk dat ik de code gekraakt heb.

Ik heb een manier gevonden om gemakkelijker uit het doolhof van mijn mails te raken.

Ik nam nog eens alle boeken rond productiviteit en timemanagement uit mijn boekenkast om inspiratie op te doen.

En toen dacht ik: ik ontwikkel mijn eigen systeem dat een variant is op wat al deze auteurs adviseren, maar iets simpeler. 

Iets dat voor mij werkt.

Dat wil niet zeggen dat het voor jou zal werken, want iedereen is uniek: je neemt eruit wat je bruikbaar vindt.

1. Inbox Zero bereik je wellicht nooit

Een volledig lege inbox, zal je nooit bereiken.

Begin misschien maar al met deze gedachte.

Het aantal mensen die elke dag een volledige lege mailbox hebben aan het eind van de dag is volgens mij beperkt (als ik verkeerd ben laat het me weten, want ik zou wel iets meer van je tips willen leren).

Als je start met deze gedachte, zul je ook niet gefrustreerd raken als je mailbox niet leeg raakt.

Inbox zero betekent voor mij gewoon dat ik mijn mailbox onder controle wil houden zonder de dictatuur van deze mailbox te ondergaan.

Dat is het doel.

Dat was ook de bedoeling van Merlin Mann, die de term bedacht op zijn blog en podcast: 43 Folders. Manns idee was werknemers te helpen een meer ongedwongen relatie met e-mail te ontwikkelen om hun gedachten - en inboxen - helder te houden.  

Het belangrijkste doel van Mann was niet het bereiken van een voortdurend lege inbox. Naar verluidt heeft Mann zelf een behoorlijk rommelige inbox. Het hoofddoel van Inbox Zero is gewoon je inbox voor jou te laten werken in plaats van andersom.

Ik beheer verschillende mailadressen van mijn websites en laat deze mails allemaal in één mailbox toekomen (protonmail), waaruit ik kan antwoorden met de verschillende afzenders en templates.

Als ik op een simpele, snelle manier alles georganiseerd krijg zonder dat ik door het bos de bomen niet meer zien en dingen snel kan terugvinden, dan heb ik mijn doel bereikt.

Maar een volledige lege inbox?

Dat blijft een gevecht.

Als mails volledig uit het zicht zijn, bekruipt me een onrustig gevoel.

Dus probeer ik slechts enkele mails in de running te houden, namelijk mails waar ik nog iets moet mee doen, waarvan ik nog niet beslist heb wat of nog niet uit mijn zicht wil laten. Bijvoorbeeld, mijn dagelijkse mail van Readwise met highlights uit boeken die ik gelezen heb of mijn dagelijkse mail van ManageWP om de plugins of thema’s op mijn websites up to daten.

Ik probeer deze mails te beperken tot zo’n 20-30-tal maximaal.

Je mailbox onder controle houden is echter een altijd voortdurende proces, dus misschien dat ik over enkele maanden dit blogartikel update of een vervolg schrijf.

2. Het systeem uit Getting Things Done van David Allen

In zijn boek Getting things done beschrijft David Allen en productiviteitsmethode waarmee je sneller kunt werken. Met GTD zet je alles wat je moet doen in een systeem dat je vertrouwt. 

Na een zware hersenschudding heb ik geleerd mijn leven om te vormen tot een netwerk van systemen en routines.  

Ons brein is niet gemaakt om alles te onthouden, maar om productief en creatief te zijn. 

Dus heb je systemen en routines nodig. Bij voorkeur zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Volgens David Allen zijn er enkele lijsten of mappen die iedereen zou moeten hanteren in zijn inbox.

Maar voordat je het systeem van Getting things done toepast, doe je dit:

2.1. Zeg je abonnementen op nieuwsbrieven op

De belangrijkste stap om je mailbox overzichtelijk te houden is door gewoonweg alle abonnementen op nieuwsbrieven die je niet echt nodig hebt op te zeggen.

Maar verlies je dan geen belangrijke informatie?

Veel nieuwsbrieven bevatten vaak info of links naar interessante blogartikels.

We lijden allemaal aan ‘the fear of missing out’.

Dus blijven we maar nieuwsbrieven ontvangen.

Terwijl je gewoon je nieuwsbrieven zou moeten behandelen als een krantenkiosk waar je naar gaat als je iets wilt lezen: op de tijd die voor jou past en alleen de onderwerpen die je interesseren.

2.1.1. Gebruik RSS-feed

Websites kan je normaal gezien ook volgen met RSS-feeds. Uitzonderlijk kan het niet. Elk blogartikel verbergt namelijk een RSS-feed.

Dit zijn links die er zo uit zien:

https://website.com/feed/

https://website.com/category/feed/

https//website.com/tag/feed/

Je verzamelt alle blogartikels automatisch op het moment dat ze verschijnen op een website, je krijgt een verwittiging of je leest het artikel wanneer jij tijd hebt. Zo komen ze niet meer in je inbox.

Hoe kan ik me abonneren op een RSS-feed?

Er zijn verschillende manieren om je te abonneren op de RSS-feed van een website. Dit werkt wel soms niet bij websites die niet gebouwd zijn in WordPress, maar bijv. in Drupal, Joomla, enz… Gelukkig worden de meeste websites gebouwd in WordPress, nl. 43% of 810 miljoen websites wereldwijd.

1. Via de RSS-feedknop van de website

Je kan je vaak op een RSS-feed abonneren via een knop op de website. Dit ziet er zo uit:

Als je Outlook gebruikt als mailbox, kan je via Outlook deze RSS-feed binnenhalen. Je leest hier op dit artikel van Microsoft hoe je dat moet doen.  Maar dan blijf je natuurlijk in je mailbox.

2. Via de URL van de website

Je kan de RSS-feed van een website vaak al vinden door gewoon /feed toe te voegen aan de URL. Bij deze website wordt dat dan www.vickyboerjan.be/feed. Bij sommige websites zal je /RSS moeten toevoegen in plaats van /feed.

3. Via de sourcecode van de website

Een andere methode is om te kijken naar de sourcecode van de website. Dit is gemakkelijker dan je denkt. Je klikt op de website van keuze op de rechterknop van je muis en dan zie je een scherm waar onderaan “paginabron” weergeven staat. Dit ziet er zo uit:

Dan krijg je een nieuw scherm met allerlei tekst. Nu moet je gewoon de “find”-functie gebruiken op je toetsenbord: CTRL +F op pc of Command + F op een Mac. 

Je krijgt een zoekscherm en kan nu zoeken op “RSS” of “Feed”. Je zal geleid worden naar de link van de website die je kan gebruiken om de RSS-feed te volgen. 

Voor mijn website ziet het in de sourcecode zo uit: 

Het gebruiken van een RSS-feed lezer

Ik gebruik een RSS-feed lezer om op een tijdstip dat ik bepaal te kijken wat er te lezen valt en dan te beslissen wat er interessant is en ik hou of wat ik weggooi. Zoals je de straat op gaat naar een krantenkiosk. 

Als RSS-feedlezer  kan je Feedly gebruiken, maar die is nu betalend geworden. Ik heb er een aantal uitgeprobeerd, maar uiteindelijk gekozen voor Commafeed, wat gratis en open source  is. 

Elke website breng ik onder in een label volgens onderwerp (bijv. juridisch, copywriting,...) en dan moet ik maar één keer per week of per maand kijken wat er te lezen valt.  Je kan soms ook bij sommige websites per categorie de RSS-feed opslaan. Je gaat naar de categorie die je wenst en kijkt of je een feed kan vinden in de broncode van deze categorie. Zo heb ik een aparte categorie voor vermogen- en successieplanning.

Je voegt in Commafeed gewoon de RSS-feedlink van een website toe aan ‘subscribe’ en klaar is kees.

2.1.2. Andere manieren om blogartikels uit nieuwsbrieven te bewaren

Stel je wilt sommige nieuwsbrieven toch houden, maar dat helpt je inbox niet verder.

Maar je kan ze klasseren in een aparte map in je inbox. Bij voorkeur via een filter die je zo instelt, zodat de nieuwsbrief automatisch in het juiste mapje terecht komt. Maar als je dit te belastend vindt voor je mailbox (vond ik toch), dan kan je ook met enkele Chrome-extensies productiever zijn. 

Je kan blogartikels opslaan via hun  link in een “later-lezen-tool”, zoals Pocket of Instapaper. Je klikt gewoon op de links in de nieuwsbrief, je gaat naar de website en je slaat het artikel op in Pocket of Instapaper. Later kan je naar deze apps gaan om deze te lezen. Gewoon hun extensies in je webbrowser gebruiken. Beiden zijn wel betalend. Pocket is iets duurder dan Instapaper, maar voor 39,99 euro per jaar spaar je veel tijd uit.

Commafeed biedt overigens de mogelijkheid om een artikel vanuit hun app rechtstreeks op te slaan in Pocket. 

Een alternatief is het gebruiken van de gratis extensie Pushbullet om links door te sturen naar verschillende toestellen die je dan later naleest. Bijv. een artikel van je GSM kan je zo op je desktopcomputer bekijken en beslissen wat je ermee gaat doen.

Het doel is gewoon om minder nieuwsbrieven in je mailbox te krijgen of als je ze erin krijgt omdat je er geen afstand kan van nemen ze zo snel mogelijk te verwijderen, maar de inhoud te bewaren. 

2.2. Zet je notificaties uit

Hoe verleidelijk het ook is om direct op de hoogte te zijn als er een mail in je mailbox belandt, het zorgt er telkens voor het storen van je focus.

Toch rushen we naar onze mailbox zodra we een signaal krijgen dat er een mail in onze mailbox is.

Alsof we rijden met een "mailboxmobiel", een sportkar die in volle snelheid naar de inbox snelt.

Zo verliezen we onze focus.

Uit een onderzoek van Thomas Jackson, Ray Dawson en Darren Wilson (Het onderzoek kan je via deze link bekijken) blijkt dat 

• Je focus terugvinden na het bekijken, openen, beantwoorden of verwerken van een e-mail duurt 64 seconden;
• 85% van de kantoorwerkers reageert binnen 2 minuten op een binnengekomen e-mail. 70% doet dit zelfs binnen 6 seconden!
• De meeste werknemers checken hun inbox elke 5 minuten, met pieken rond 8u30 en 16u30. De piektijd is tussen 11u30 en 14u30. Wat betekent dat ze telkens hun focus verliezen bij het checken van hun mailbox;

Als je 50 mails in je inbox behandelt, dan verlies je 50 x 64 seconden of 3200 seconden of 53 minuten focustijd.

We hebben dan wel de neiging om sneller te werken om de verloren tijd in te halen, maar dit gaat ten koste van meer stress, frustratie en meer inspanning (Bron)

Als ik tegen iemand zegt dat ik mijn notificaties uitzet, krijg ik vaak te horen: “maar dan mis je toch van alles?”. 

Nee, dat is het juist.

Je mist niets: alleen jij beslist wanneer je er naar kijkt.

Vooral in de uren waarop je energie lager is om te focussen, daarover later meer.

Volgende richtlijnen hou je echter beter in acht:

1. Echt dringende notificaties (vaak werkgerelateerd) zet je natuurlijk niet uit, bijv. ik laat mijn telefoon aan staan om oproepen en SMS’en te kunnen ontvangen. Dit zijn de communicatiemiddelen als iets dringend is.
2. Ik laat wel de notificaties aanstaan van sociale apps, zoals Whatsapp, Messenger, niet om me te storen, maar gewoon om het rode tekentje te zien als er berichten in staan. Dan kan ik zien dat er iets is waardoor ik, als ik tijd heb, moet kijken naar deze apps.
3. Zet de notificaties van je mailbox uit. Of je wordt constant gestoord met de melding dat je mails hebt ontvangen, die eigenlijk niet je prioriteit zijn. Maak voor jezelf de keuze naar gelang je situatie wat je doet: is het nodig dat je regelmatig je werkmails raadpleegt vanaf je smartphone, moet je altijd op de hoogte zijn van werkcommunicatie? Of kan je gewoon wachten om je mails te checken na een vergadering of kan je dit inplannen op een vast moment op je dag? Nog belangrijker: kan je notificaties afzetten na je werktijd (als dit kan, des te beter).

Om veel te kunnen werken, is het nodig dat je brein ontlast wordt van nodeloze verstoringen, zodat je telkens moet herbeginnen. Dit zorft voor onbewuste geestelijke stress. 

Het is mijn ervaring dat je zoveel mogelijk nadenkt over hoe je je tijd spendeert (lees: om te focussen) om zo productief mogelijk te zijn. 

Mijn tijd is me heilig, want eens de minuten gepasseerd zijn, komen ze ook niet meer terug. 

Ook dat minuutje als je kijkt naar een nutteloze notificatie.

2.3. Verzamel alles (de in-lijst)

Alles wat je binnenkrijgt, moet je verzamelen één of meerdere plaatsen. 

Dit gaat niet enkel over mails, maar ook over je post, facturen, een idee. 

Het beste is één plaats, maar mijn voorkeur gaat naar een scheiding werk-privé. In mijn geval komt daar nog mijn auteursleven bij. Ik gebruik telkens andere profielen waarin ik soms zelfs andere tools gebruik (bijv. Clickup is werkgerelateerd projectmanagement, Notion werk & privé, TheBrain louter als auteur).

Het is de bedoeling dat je alles (mail, post, factuur,...) maar één keer vastneemt. 

De vraag die je je dan moet stellen is gewoon: kan ik actie ondernemen?

Het uitgangspunt is: als je een mail binnen de 2 minuten kan verwerken, doe dit dan eerst.

Als het een actie is die jij niet kan ondernemen, maar iemand anders wel: delegeer en plaats het item op je wachten-lijst.

Indien het antwoord negatief is (je kan geen actie ondernemen), dan heb je enkele opties die je kan kiezen:

• weggooien (mijn favoriet)
• op een “ooit”-lijst plaatsen (dingen die je ooit denkt nodig te hebben of wilt doen)
• houden als bronmateriaal (als schrijver en jurist gebruik ik dit veel)
• wachten-lijst heb ik er aan toegevoegd, want soms kan je een mail krijgen waarin je zelf niets moet doen, maar waar je wel moet wachten totdat iemand anders iets doet.

Als het antwoord positief is (je kan actie ondernemen), heb je volgende keuzes die je kan maken:

• volgende acties (next actions): deze kan je direct uitvoeren als je tijd hebt en de omstandigheden zijn juist (bijv. een winkel is open).
• projecten (projects):  dingen waarvoor je meer dan één actie nodig hebt.
• wachten (wait): als je moet wachten totdat iemand iets doet of er iets gebeurt.
• ooit (someday/maybe): dingen die je zou willen doen, maar niet nu
• referentie (reference): dingen die je gewoon wilt bewaren

De dingen die ik gewoon wil bewaren, bewaar ik niet in mijn mailbox, maar stuur ik onmiddellijk door naar de databases voor kennisbeheer die ik gebruik: Notion, Clickup (voor dingen die minder belangrijk zijn, maar waarvan ik denk dat ik ze ooit nodig kan hebben) of TheBrain (voor alles wat te maken heeft met Bo Vickery).

2.4. De mappen in je mailbox

In mijn mailbox heb ik mijn eigen systeem van folders dat ik gebruik, dat enigszins afwijkt van het Getting Things Done-systeem:

• Doen-folder: dit zijn de dingen die je deze week (of later) moet doen. Dit zijn taken die je niet verhuist naar je takenlijst.
  • In deze folder kan je nog volgende submappen aanmaken (kan je ook doen in je hoofdmappen):
    • voor elke dag van de week een map (maandag, dinsdag,...)
    • een map toekomst waarin je alles klasseert dat later te doen is
• Papierspoor: de folder met mails die moeten bewaard worden, bijv. facturen. Deze map is bedoeld om belangrijke mails en documenten terug te vinden. De facturen heb ik wel in mijn takenlijst geplaatst zodat ik ze niet vergeet te betalen natuurlijk.
• Te lezen-folder: mails om later te lezen die geen echte taak inhouden.
• Wachten op-folder: mails waarin je wacht op een antwoord
• Leveringen-folder: hierin klasseer ik alle mails die te maken hebben met leveringen, want ik hou er niet van dat dit tussen bijv. werkgerelateerde mails staat. Regelmatig wordt deze folder opgekuist door alle mails te verwijderen waarvan de levering al gebeurd is.

Mails die je niet meer nodig hebt, maar die je toch wilt bewaren, die archiveer je. Als jouw mailbox die functie niet zou bezitten, verplaats de mails dan naar een archief folder.

Ik heb ook nog mapjes met filters waarin automatisch mails geklasseerd worden in de te lezen map, maar dat zijn eerder nieuwsbrieven van inspirerende personen voordat ik de RSS-feed ontdekte. Ik ben begonnen dit op te kuisen en sommige ofwel te verwijderen ofwel om te zetten naar een RSS-feed ofwel als belangrijk op te slaan in een notitie-app. Want de zoekfunctie in zo’n folder in je mailbox is zeer beperkt. Je verliest er te veel tijd mee. Dus geef ik de voorkeur aan apps waarin je snel en gemakkelijk kan opzoeken zoals OneNote, Thebrain, Evernote of Notion.

Als je start met het herinrichten van je mailbox, is het niet nodig om alle je mails in je inbox te overlopen, maar plaats deze allemaal in een folder met de naam Backlog. Via de zoekfunctie van je mailbox kan je de meeste mails toch terug vinden. Je kan deze map Backlog af en toe opruimen als je wilt.

Kijk zelf welke mappen je nuttig vindt, misschien wil je ook nog een extra folder of minder mapjes. Jij kiest hoe je jouw inbox het meest comfortabel inricht.

3. Consulteer je inbox maar 2 keer per dag

Dit is voor veel mensen een moeilijke, want we zijn toch zo geneigd om meerdere keren per dag te kijken of we mails binnen krijgen.

Maar telkens je dat doet, onderbreek je jouw normale werk met enkele minuten en dat belemmert je productiviteit en je focus. Volgens onderzoek zou het zelfs tot 25 minuten duren tegen dat je brein terug dezelfde focus heeft als voor de onderbreking. 

Nochtans zou 80% van de werkende hun mailbox open houden tijdens de dag (Bron)

Want wat men ook beweert: je brein kan niet multitasken.

Dus kies twee momenten van de dag om je inbox te raadplegen.

Timeblocking dus. Kies vooral momenten in de dag waarop je energie lager is of wanneer je bijv. wacht op een trein.

Stel je inbox ook zo in dat je de eerste lijnen van de inhoud van een mail kan zien. Zo kan je snel beslissen of het de moeite waard is om de mail onmiddellijk volledig te bekijken.

3.1. Wat als je taken ook in je mailbox verwerkt?

 Als je werkt via Google, dan zijn je agenda (Google Calender) en takenlijst (Google Tasks) apart van je mailbox, dus kan je kiezen enkel deze op te starten. 

Het kan ookl zijn dat je jouw taken beheert in Outlook.

Er zijn twee manieren om je mailbox toch te consulteren zonder dat je echt meegezogen wordt in de berichtenstroom in je mailbox:

1. Offline werken
2. Via je agenda je mailbox consulteren. 

3.1.1. Offline werken

Dan is de oplossing om over te schakelen naar de offline-versie van Outlook. Je doet dit via Verzenden/Ontvangen, waar je offline werken aanduidt.

Meer uitleg over offline werken vind je op deze pagina van Microsoft en op deze pagina.

Je ziet dat je mailbox offline is aan het lint onderaan.

Vergeet echter niet om terug te keren naar online werken. 

Dit kan je vermijden door je inbox op vast tijdstippen te controleren, waardoor je automatisch ook de omschakeling naar online zal maken op dat tijdstip.

Er bestaan echter ook add-ins waarmee je jouw inbox kan pauzeren (zie verder)

3.1.2. Outlook opstarten via je agenda of takenlijst

Je kan ook beslissen om gewoon je agenda of takenlijst in Outlook te openen. Hiervoor moet je veranderen aan de opstartinstellingen van Outlook. Hiervoor klik je op Bestand > Opties en vervolgens Geavanceerd. Bij “Outlook starten en afsluiten” kies je voor “Bladeren…” en vervolgens voor de map waarin je wilt starten (taken of agenda). Bevestig met OK en nogmaals OK.

3.2. Hoe je mailbox beheren?

Begin bovenaan je mailbox en verwerk alle mails één-voor-één. 

Zoek niet naar belangrijke mails: alle mails komen aan bod.

Als je op deze manier werkt, zal je inbox sneller verwerkt zijn zodat je terug kan naar het werk dat belangrijk is. 

Doorloop voor elke mail volgende stappen:

• Kan je jouw mail binnen de 2 minuten afwerken? Doe het dan. Doe het nu.
• Is het iets dat je later kan afwerken? Zet dit op je takenlijst of als het een kleine taak is die je in de loop van de week moet doen, plaats het in het in de Doen-folder.
• Gaat het om een afspraak of een deadline? Zet dit in je agenda. De deadline kan ook herhaald worden in je takenlijst (bij voorkeur één of twee dagen te vroeg, dan heb je een buffer). 
• Is het iets dat je deze week niet moet doen? Plaats het in je takenlijst met het tijdstip waarop je dit terug ter hand moet nemen. Of is het iets dat je ooit moet doen, klasseer het in je folder Te lezen. Of plaats het in je Doen-map in de subfolder Toekomst.
• Is het een taak voor iemand anders? Delegeer en verplaats de mail naar de Wacht-folder. Als je het nauw wilt opvolgen, plaats je het in je takenlijst (of als je in team werkt in Clickup.
• Gaat het om een levering? Het mapje Te leveren, houdt je mailbox proper. 
• Is het iets dat interessante info is? Plaats de info in jouw eigen kennisbank. Ik noem dit soms mijn ‘breinuitbreiding’ of ‘sidekick (dit is gebaseerd op het boek Building a second brain van Tiago Forte)’.
• Daar gaat alle info naar waarvan ik denk dat ik ze ooit zal nodig hebben. Je kan hiervoor een notitie-app gebruiken, zoals OneNote, Notion, TheBrain, Evernote. Of wie houdt van MarkDown-notities, kan RoamResearch of Obsidian gebruiken. Ik gebruik recentelijk ook nog Mem.ai omdat deze software werkt met artificiële intelligentie binnen je eigen nota’s waardoor je sneller informatie kan vinden. Het hangt ervan af wat je zelf de meest geschikte tool vindt (hangt volgens mij ook af van je persoonlijkheid, daar komt nog een blogartikel over).Tja, als schrijver verzamel je nogal wat informatie en ik heb gezocht naar de meest passende tool en heb er nogal wat uitgeprobeerd. Een mapje Bewaren gebruik ik dus niet in mijn mailbox, want dat is moeilijker om de info die je zoekt op te zoeken.

Als je het allemaal te veel werk vindt en je wilt nog meer automatiseren, dan kan je Sanebox overwegen. Sanebox werkt zowel in Outlook, Gmail of in iCloud. 

Je kan met Sanebox meer, zoals je mail laten pauzeren, je mails snoozen of zelfs speciale mailadressen creëren. 

3.3. Hoe je mail snoozen of je inbox pauzeren?

Het kan zijn dat je liever kiest om sommige mails tijdelijk te ‘snoozen’ zoals bij je alarmklok om ze daarna op een tijdstip dat je zelf hebt vastgesteld terug bovenaan in je inbox te doen verschijnen.

Ik heb het geprobeerd, maar ben geen 100% voorstander van dit systeem. Als je een verkeerde datum intikt, kan je toch iets belangrijks vergeten. 

Ik verkies dus het klasseren zelf te doen in de Doen-folder, Te lezen-folder of rechtstreeks klasseren in een takenlijst of een notitie-app. Ik hou er ook niet van om afhankelijk te zijn van een externe ad-inn gratis is en betalend kan worden of die betalend is, waarbij je afhankelijk bent van het management wat ze ermee doen. Als zo’n add-in ermee ophoudt, dan heb je een probleem voor je mailbox.

Als je Gmail gebruikt, dan kan je gebruik maken van de ingebouwde snoozefunctie.

Maar als je daar geen probleem mee hebt, kan het soms handig zijn om een herinnering in te stellen als iemand niet antwoord of je mailbox gewoon te pauzeren.

3.3.1. Sanebox

Zoals hierboven reeds beschreven, biedt Sanebox de mogelijkheid om je mails te snoozen, je inbox te pauzeren of mails laten sturen naar een folder als je geen antwoord hebt ontvangen. Sanebox is niet gratis, het kost 7 $ per maand, 59 $ per jaar of 99 $ voor 2 jaar.

Met Sanebox Deep Clean kan je ook via artificiële intelligentie (A.I.) je mailbox laten opkuisen waarbij oude mails worden gerecupereerd en je kan beslissen wat ermee gebeurt. Je kan het opkuisen laten uitvoeren via filters. 

3.3.2. Boomerang

Een gratis add-in bestaat er echter ook.

In Gmail kan je hiervoor de gratis add-in Boomerang gebruiken. Je kan er ook rechtstreeks vanuit je mailbox rechtstreeks afspraken in je agenda maken.  Boomerang biedt ook de mogelijkheid om je mailbox op pauze te plaatsten. Je kan je mailbox je ook laten herinneren als je nog geen antwoord hebt gekregen op een mail binnen de tijd die je zelf kiest.

Boomerang heb je ook voor Outlook als add-in  (aparte website Boomerang for Outlook) met dezelfde mogelijkheden als bij Gmail. 

3.3.3. Mailbutler

In Outlook kan hetzelfde bereiken met Mailbutler, een betalende uitbreiding van Outlook (Professional Abonnement 7,95 euro per maand). Met Mailbutler kan je ook tracken wanneer e-mails geopend worden of mails later laten versturen.

4. Bepaal je werkuren voor je mailbox

Wat we te weinig doen, is anderen laten weten dat we maar 2 keer per dag naar onze mailbox kijken. 

Controleer zelf wanneer je naar je mailbox kijkt en laat dit ook weten aan je team en/of de buitenwereld (dit laatste is niet altijd mogelijk).

Zeg gewoon bijv. ‘ik kijk 15 min. naar mijn mailbox om 9 uur en 16 uur.).

Dan weet je team dat ze je tussendoor geen dringende mails moeten sturen, omdat je toch niet naar je mailbox kijkt.

Spreek af dat voor dringende zaken je gewoon wordt gebeld.

Bepaal zelf je grenzen. 

Inbox zero gaat over het beletten dat je mailbox je werkdag en takenlijst bepaalt.

5. Review je mailbox wekelijks

Net zoals het onderhoud van je woning, heeft ook een mailbox een wekelijkse onderhoudsbeurt nodig. 

Kies een vast moment waarop je jouw mailbox aan een grondige review onderwerpt. Zo hou je jouw systeem goed werkend.

Elke week voer je volgende taken uit:

• controleer de Doen-folder of je geen taken vergeten bent
• controleer de Te lezen-folder: moet er iets op je takenlijst geplaatst worden of verhuizen naar de Doen-folder of doorgestuurd naar je tool die je gebruikt als sidekick (je kennisbank, zie hierboven).
• controleer de folder Leveringen of je alle leveringen gekregen hebt
• controleer de folder Wachten-op-folder of je nog iemand moet herinneren aan een actie waarop je wacht. 
• lees je RSS-feeds of je opgeslagen links in Instapaper of Pocket.

Het nazicht van je mailbox kan je eventueel combineren met het wekelijks nazicht van je takenlijst en je planning voor de week die komt. 

6. Maak je acties specifiek

Als je van een mail een actie op een takenlijst wilt maken, zorg ervoor dat dit specifiek genoeg is. 

De kans is dan groter dat je effectief in actie zal komen.

Bijvoorbeeld: ‘vergadering plannen’ wordt ‘vergadering met cliënt X plannen’, ‘nieuwe printer’ wordt ‘nieuwe printer, merk X, kopen bij Y’.

Een actief die specifiek is omschreven zal je minder geneigd zijn om uit te stellen. 

Bij acties die uit meerdere stappen bestaan, som je bij die taak alle stappen op. Zo zal je sneller beginnen om deze taak uit te voeren. Bijv. woning klaar maken tegen de winter is vaag en algemeen. Maar als je de verschillende stappen specifiek opsomt, zal je rapper actie ondernemen, bijv. ‘afspraak gemeentehuis om strooizout te kopen’, ‘buitenkraantje afdekken’, ‘dakgoten controleren op bladeren’, …

Zoals David Allen in zijn boek Getting things done formuleert: maak je acties concreet.

7. Verstuur zelf minder mails

Als je minder mails wilt ontvangen, is het tijd dat je ook minder mails zal versturen.

Want op elke mail krijg je meestal ook een antwoord terug.

Is het echt nodig dat je iemand mailt of in CC plaatst?

Kan een kort telefoontje of gesprek het niet oplossen?

Werk je met een persoonlijk takensysteem of takensysteem voor teams, wat heen-en-weer-gemail vermijdt?

Zoek een manier om minder te mailen. 

Je mailbox zal er slanker door worden (en je focus groter).

8. Wat als je toch documenten op papier nodig hebt?

Als je toch documenten uit je mailbox op papier nodig hebt en moet uitprinten (bijv. agenda vergadering, lesmateriaal,...), hoe hou je die dan gemakkelijk bij?

Ik noem dit het klasseerspel. Om een doel te raken, moet je zoals bij boogschieten het juiste doel kiezen, de juiste folder en op de juiste plaats je documenten parkeren, sorry klasseren, zodat je niets mist.

Je print de documenten bij voorkeur af op het moment dat je ze krijgt om te vermijden dat je het vergeet. Je kan er ook voor kiezen om dit in een takenlijst te plaatsen, als je bijv. geen printer voorhanden hebt. 

Als je de documenten afgeprint hebt, kan je het 43 folder-systeem gebruiken. Zeker als je vaak moet afprinten.

Het werkt als volgt:

• je maakt 31 folders of mappen  met de cijfers 1 tot 31.
• je maakt dan nog 12 folders of mappen met de namen van de maand
• na de 31ste folder klasseer je de folder van de volgende maand
• als je een document hebt dat je nodig hebt, klasseer je dat in de juiste dag
• in een dag kan je met mapjes of paperclips verschillende onderwerpen klasseren
• als je documenten hebt voor een andere maand, dan klasseer je die documenten gewoon in de map van die maand.
• leeg op het einde van elke maand de folder van de volgende maand en doorloop de documenten die erin zitten en plaats ze in de dag waar er iets moet mee gebeuren
• je klasseert de folder van de maand waarin je bent vooraan
• je klasseert de dag waarin je bent vooraan
• elke dag neem je de folder van de volgende dag (of twee dagen voordien) om te kijken wat je moet doen op de volgende dag

Je kan binnen elke folder of map submapjes maken, bijvoorbeeld:

• Facturen
• Ontvangsten
• Vergaderagenda’s en documenten
• Meetingdocumenten
• Reisdocumenten
• Onderhoudsdocumenten en handleidingen
• Garanties
• Herinneringen vervaldatum bibliotheek

Stel je begint met dit systeem op 20 september, hoe doe je het dan?

Je maakt:

• 20 - 30 dagelijkse folders voor september
• de map voor oktober, de maand volgend op de lopende maand
• 1-19 (oktober) mappen
• De folders van de overige maanden

 Een voorbeeldje:

Stel we zijn april en je hebt een conferentie op 13 augustus. Je wilt een maand vooraf de vlucht boeken. Je kan op een indexkaart of blad papier of via het afprinten van een mail alle gegevens klasseren in de map van juli. Als we eind juni zijn, neem je de map van juli waarin je deze documenten terugvindt. Je kan dan beslissen op welke dag in juli je het nodige zal doen om de vlucht te boeken bijv. 12 juli. Je klasseert alles in de map van 12 juli, zodat je op 12 juli deze herinnering ziet. Als je later documenten ontvangt die je nodig hebt op 13 augustus (bijv. vliegtuigtickets, hotelboeking, documenten voor de conferentie), dan print je deze af en klasseer je ze op de dag van het vertrek van je vlucht (of de dag voordien)

Je kan dit het 43-foldersysteem ook digitaal opzetten

Als je ook een digitale versie wilt, dan kan je dit ook digitaal maken:

• in OneNote waarbij een notitieboek het systeem is met maand, en dagsecties. 
• in Evernote maak je een notitieboek voor dit systeem, waarin je 43 mappen maakt. Pin het zodat dit systeem bovenaan altijd te zien is.
• in Trello kan je voor dit systeem 1 bord met 43 folders. Je maakt 2 lijsten: eentje voor de dagen en eentje voor de maanden. Je voegt kaarten toe bij de desbetreffende dag van de maand
• in je mailbox kan je ook 43 mappen maken waarin je mails klasseert met een herinnering.
• er bestaat ook een speciale app: de 43me (Forty Three Me) app die louter op basis van dit systeem werkt.

Je mailbox en die stapel mails is dus wel beheersbaar. 

Het is alleen zoeken naar een systeem dat voor jou werkt en dit gedisciplineerd uitvoeren.Maar wat voor mij werkt, werkt daarom niet voor jou.

Sta dus eens stil bij je mailbox en kijk wat je kan verbeteren om er minder tijd aan te besteden.

Experimenteer om je eigen systeem te vinden.

Overwin je mailbox.