Ik ben dol op technologie.

Nieuwe tools en programma’s die mijn werk kunnen optimaliseren, krijgen onmiddellijk mijn aandacht. 

Want ik wil natuurlijk zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd.

Daardoor ben ik vertrouwd met een breed scala aan tools.

Door de organisatie van de mantelzorg, het bouwen van websites, het maken van een podcast of een reclamefilmpje, heb ik nuttige tools ontdekt die mijn werkdag kunnen verbeteren.

Zo ben ik vertrouwd met organisatie- en timemanagementtools, tekstverwerkingtools, documentatietools, audio- en videobewerkingstools, grafische tools, automatiseringstool en SEO- en copywritingtools.

Organisatie- en timemanagementtools

Clickup

Clickup is een flexibel projectmanagementtools die zowel bij persoonlijke als bij bedrijfsprojecten kan gebruikt worden. Clickup heeft enige leercurve, maar eens je weet hoe het werkt, bespaar je tijd. Zeker als je in met andere mensen of in team samenwerkt. 

De voordelen van Clickup zijn:

• het aanbieden van verschillende functies in één tool: takenbeheer, tijdsregistratie, documentbeheer, maken van webformulieren en een chatfunctie.
• de aanpasbaarheid met verschillende weergave-opties (Gantt, kanbanborden, tijdlijn, kalender).
• eigen velden kan je toevoegen aan je projecten en taken om verder te personaliseren.
• ingebouwde automatiseringen zodat taken automatisch naar een andere lijst of verantwoordelijke persoon gaan. Je kan je eigen automatiseringen bouwen.
• je kan er beveiligde klantenborden mee maken zodat je klant een eigen webruimte heeft waarin hij of zij alles terug kan vinden.
• je kan screenshots maken van je scherm die in Clickup terecht komen.

Tot slot kan je Clickup ook gemakkelijk integreren en doen samenwerken met andere apps, zoals Notion, Trello, Slack, Evernote, enzovoort…

Clickup is zeer goed als je snel iets wilt opslaan in een lijst op je pc, tablet of smartphone (via hun app) of gewoon als je in je mailbox of op een website een notitie wilt maken.

Notion

Notion wordt vaak gezien als een notitie-app, maar ik organiseer er mijn persoonlijk leven en de mantelzorg mee. Notion helpt mij om niet alles te moeten onthouden en niets te vergeten.

Notion is een alles-in-één productiviteitstool die je kan gebruiken voor:

• notities nemen
• informatie ordenen
• takenlijsten
• agenda’s
• projectmanagement
• habit trackers

Het voordeel is dat Notion visueel aantrekkelijk is en een intuïtieve interface heeft die gemakkelijk te gebruiken is. Je kan zelf je eigen omgeving en databases bouwen.

Notion heeft verschillende sjablonen voor agenda’s, dagboeken, takenlijsten, kanbanborden, enzovoort…

Bovendien kan je Notion integreren met verschillende andere apps zoals Clickup, Google Drive, Trello, enzovoort… zodat je gemakkelijk gegevens (automatisch) kan laten importeren en exporteren.

Notion kan je ook on-the-go gebruiken via hun gemakkelijk consulteerbare app. Notion is ook aan het experimenteren met A.I, dus daar verwacht ik veel van.

OneNote

OneNote is een notitie-app die je voor allerlei dingen kan gebruiken. Ik gebruik hem om informatie te verzamelen. Je kan OneNote zowel persoonlijk gebruiken als in samenwerking met anderen.

Je kan OneNote gebruiken voor:

• het maken van notities,
• takenlijsten
• afbeeldingen
• audio-opnames

Alles wordt georganiseerd in lijsten, tabbladen en secties. Voor specifieke taken kan je sjablonen maken. OneNote is ook te integreren met andere Microsoft-programma’s zoals Word, Excel en Powerpoint. 

OneNote beschikt over een handige app.

Mem.ai

Mem.ai is een relatieve nieuwe tool, maar ik gebruik deze tool voor het schrijven van blogposts en boeken omdat je er gemakkelijk door de gesofisticeerde slimme zoekfunctie (op basis van artificiële intelligentie) suggesties krijgt van de info die je opgeslagen hebt over een bepaald onderwerp in hun tool. Je kan zoeken op trefwoorden, tags of tijdstippen.

Via Mem kan je gemakkelijk notities delen. Je hebt overal toegang tot je notities, maar er is momenteel nog geen app.De tool is nog in volle ontwikkeling maar is veelbeloven door het gebruik van A.I.

Tekstverwerkingstools

Google Doc

Ik ben fan van Google Doc. Het laat mij als schrijver toe om gemakkelijk verschillende versies te bewaren en samen te werken aan documenten in realtime. Je documenten worden bewaard in de cloud.

Google Doc is:

• gemakkelijk toegankelijk, ook voor mensen die geen Google-account bezitten
• in real time samenwerken met anderen en wijzigingen opvolgen is een echte gamechanger.
• geïntegreerd met andere Google-apps zoals Google Drive, Gmail of Google Keep.
• als je ook mindmaps maakt, dan is de gratis extensie Draw.io (diagrams.net) een mooie manier om mindmaps te integreren in je document.
• alles is altijd automatische opgeslagen, wat handig is als je verschillende computers gebruikt. Het verliezen van je werk wordt zo tot een minimum beperkt.

Zoho Writer

Zoho Writer is een  niet zo gekende, gratis tool (tot op bepaald niveau gratis) waarin je kan samenwerken aan documenten. Zoho Writer voorziet een goedkeuringsflow op documenten en heeft een ingebouwde chatfunctie zodat je tijdens het werken met een team kan chatten en feedback kan geven op documenten zonder dat je de applicatie moet verlaten.

Zoho Writer werkt met verschillende sjablonen, je kan ook je eigen sjablonen maken met eigen opmaakopties. 

Er zijn integraties met Google Drive, One Drive en Dropbox zodat je bestanden kan importeren en exporteren.

Documentatietools

TheBrain

TheBrain is niet zo gekend, nochtans heb je zowel een betalende als een gratis versie. Dit is een tool voor liefhebbers van mindmaps en visuele documentatie. Het linken van ideeën en de krachtige zoekfunctie zijn bij deze tool de troeven. Ik gebruik TheBrain om allerlei info voor mijn boeken en rondleidingen te koppelen en er gemakkelijk in te zoeken. 

De voordelen van TheBrain zijn:

• organisatie: je kan je info organiseren op een manier die voor jou zinvol is.
• visualisatie: je ideeën, info en gedachten worden visueel. Je maakt een eigen netwerk van info.
• vindbaarheid: je vindt zeer snel wat je nodig hebt
• samenwerking: je kan info ook gemakkelijk delen.

Informatie waarvoor je geen tijd hebt om nu te verwerken, sla je op via de brainbox in je browser. Er betaat ook een app.

Evernote

Alhoewel Evernote meer kan dan notities nemen, gebruik ik hem enkel als documentatie-app omdat ik andere apps (zie hierboven) gemakkelijker vindt. Ik ben bezig met een overschakeling naar OneNote en Notion voor mijn notities in Evernote.

Wat zijn de voordelen van Evernote?

• je hebt meerdere functies: opslaan webpagina’s, mails, maken van takenlijsten,...
• Evernote heeft een zoekvunctie waarmee je snel door notities kunt zoeken
• Evernote wordt gesynchroniseerd met verschillende toestellen. 
• Je kan Evernote integrereren met verschillende andere apps
• Evernote laat je notities delen en organiseren (via tags, notebooks).
• Evernote heeft de mogelijkheid om je notities te versleutelen met een wachtwoord zodat ze veilig blijven, zelfs al heeft iemand anders toegang tot je apparaat. 

GoogleKeep

Google Keep is een app om onderweg snel iets te noteren. Een snelle notities zonder gedoe. Je vindt je nota’s daarna terug in Google Doc. Google Keep is eenvoudig in gebruik en compatibel met iOS, Android of gewoon met je webbrowser. Je hebt overal toegang tot je notities. Je notities worden automatisch gesynchroniseerd op welk toestel je ook werkt. Je kan ook een herinneringsfunctie instellen, wat handig is als je iets niet mag vergeten.

Readwise

Readwise is een tool die je helpt om informatie uit e-books die je leest te onthouden en te organiseren. De tool bewaart de hoogtepunten van Kindlebooks. Je wordt dagelijks aan 6 highlights herinnerd, waardoor je de informatie beter onthoudt. Readwise integreert met Pocket en Instapaper, twee tools die toelaten om webpagina’s later te lezen, maar ook met andere tools zoals Obsidian en Notion zodat je daarin rechtstreeks je nota’s uit Readwise kan lezen. Recent heeft Readwise in beta de mogelijkheid toegevoegd om dingen later te lezen of te bekijken (Youtubevideo’s) zodat je jouw tijd nog beter kan beheren.

Snipd

Via Snipd kan je podcasts beluisteren, samenvattingen laten maken en de transcripts (of delen ervan) opslaan in tekst. Deze kunnen worden geëxporteerd naar Readwise, Notion of Obsidian zodat je alles in één tool kan verzamelen. 

Audio- en videobewerkingstools

Ik heb ook ervaring met het werken in audiotools zoals Audacity (opname podcast) en videobewerkingstools zoals Filmora en Camtasia. Hiermee kan ik audio- en videobestanden maken en bewerken, en om presentaties te maken die zowel informatief als boeiend zijn. Met deze tools kan je presentaties en online cursussen interessanter maken. Voor korte video’s om te tonen hoe iets werkt of een videobericht achter te laten, is Loom een aanrader en voor videomeetings is Whereby een weinig gekende, maar gebruiksvriendelijker en prijsbewustere tool dan Zoom. Ook te gebruiken bij groepmeetings of videoconferentie. Geen downloads nodig.

Grafische tools

Canva

Canva gebruik ik om designs te maken (bijv. cover van een boek, infographic, sociale media.). Je hoeft geen ontwerper te zijn om Canva te kunnen gebruiken. Je kan Canva gebruiken om je eigen merk, logo te maken voor je bedrijf. Er zijn ook integraties voorzien, zoals met Google Drive of Dropbox. Je ontwerpen kan je gemakkelijk delen. 

Atticus

Atticus is een programma gemaakt door een schrijver om boeken op een gemakkelijke manier te formatteren zodat je geen professionele grafiscus meer nodig hebt. De software telt ook hoeveel woorden je schrijft, je kan met één klik het lettertype wijzigen of je hoofdstukken anders schikken. Je kan er ook in schrijven en e-pubs mee maken voor e-books. Een must voor selfpublishing auteurs.

Whimsical

Whimsical is een tool om visueel samen te werken en ideeën te delen, bijv. om te brainstormen of om aan brainwriting te doen. Je kan er mindmaps mee maken of wireframes als je websites maakt. Flowcharts maken of projectmanagement. Alles kan je visueel op een snelle en gemakkelijke manier voorstellen.

Automatiseringstools

Ik hou ervan om tijd uit te sparen. Daarom gebruik ik soms automatisatie tools die dingen automatisch voor  je doen.

Clickup kwam al aan bod. Ook Notion kan je helpen om dingen automatisch te doen. Net als Mem.ai.

Zapier en IFTTT laten echter toe om verschillende apps op een automatische manier te laten samenwerken.

Zapier

Met Zapier kan je automatisch workflows maken en taken laten uitvoeren tussen verschillende applicaties zodat je efficiënter kunt werken. Zapier heeft verschillende integraties. Je kan de workflow aanpassen en configureren volgens je eigen behoeften. Zapier zorgt voor tijdbesparing.

IFTTT

IFTTT kan iederen gebruiken. Je kan automatiseringen maken tussen verschillende applicaties en apparaten (bijv. je verlichting van Philips Hue). Ook hier bestaan er verschillende integraties. IFTTT is zeer eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Iedereen kan een eigen applet maken ofwel gebruik maken van een bestaande applet. Een tool waarmee je tijd bespaart.

Elegato Stream Deck

Dit is een buitenbeentje. Een Stream Deck is een toestelletje dat gamers gebruiken tijdens hun games, maar dat je perfect kan gebruiken om je eigen productiviteit een boost te geven.

Met Stream Deck kan je zelf snelkoppelingen maken naar je favoriete programma’s en applicaties. Je kan geautomatiseerde acties laten uitvoeren, zoals het openen van pagina’s, het uitvoeren van een taak of het gebruik van een altijd terugkerende tekst. Dit met slechts één druk op een knop. Je kan snel schakelen tussen verschillende werkprofielen, programma’s en applicaties. Hierdoor bespaar je tijd.